Законопроект разрабатывался на площадке АНО «Цифровая экономика» в рамках реализации пункта 1.2 федерального проекта «Нормативное регулирование цифровой среды» национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации». Целью законопроекта является создание правовой основы для перевода бумажных документов в электронный вид и обратно, конвертации электронных документов (изменения их формата) и их долгосрочного хранения с сохранением их юридической значимости.

Создание правовой основы для ведения электронных архивов позволит не только сократить и оптимизировать расходы российских компаний на архивное хранение (ежегодные затраты на хранение только у ПАО Сбербанк составляют порядка 2,5 млрд. рублей), но и разработать полноценные дистанционные сервисы для физических и юридических лиц с полным жизненным циклом электронного документа, что ускорит внедрение электронного документооборота и цифровую трансформацию во всех сферах экономической деятельности.

Законопроект также стимулирует развитие электронного документооборота — компании смогут создать электронные дубликаты бумажных документов и обмениваться ими в рамках ЭДО без утраты юридической значимости. Кроме того, законопроектом предусматривается возможность провести конвертацию электронных документов — осуществить перевод документа в иной формат для оптимизации хранения или удобства обмена.

Принятая в первом чтении редакция законопроекта содержит ряд положений, вызывающих обеспокоенность предпринимательского сообщества, так как они препятствуют достижению ранее поставленных целей законопроекта. Принятие законопроекта в текущей редакции создало бы длительную и затрудненную процедуру перевода бумажных архивов в электронный вид, при которой, по оценке экспертов, конверсия в электронный формат окажется не выше 30%, следовательно, проблема затрат на хранение бумажных документов не будет решена.

Минэкономразвития России подготовлен проект поправок Правительства Российской Федерации к законопроекту, который был вынесен для обсуждения на рабочую группу «Нормативное регулирование» АНО «Цифровая экономика» (далее — Рабочая группа). По мнению членов Рабочей группы, законопроект в редакции поправок Правительства не позволит достичь ожидаемого экономического эффекта участниками рынка, поскольку осталась неурегулированной часть замечаний, носящих принципиальный характер:

1. Конвертация и создание электронных дубликатов для ряда документов (например, создаваемых в рамках № 115-ФЗ, 152-ФЗ) возможна только при наличии согласия лиц, подписавших исходные документы;
2. Кредитные организации не могут воспользоваться услугами специализированных организаций, получивших лицензию на осуществление деятельности по проведению конвертации электронных документов, созданию электронных и материальных дубликатов документов, хранению электронных документов, по причине наличия прямого запрета на передачу документов, содержащих сведения о банковской тайне. При этом утрачен смысл создания специальной лицензированной организации внутри группы компаний, так как она не сможет осуществлять предусмотренную законом деятельность в отношении документов аффилированных лиц.
3. Законопроект устанавливает дополнительные требования к хранению электронных документов, которые распространяются не только на электронные дубликаты и конвертированные электронные документы, но и на все юридически значимые электронные документы, изначально созданные в электронной форме в соответствии с действующими требованиями к хранению юридически значимых электронных документов.
4. Такие изменения потребуют масштабной перестройки текущих бизнес-процессов, а также пересмотра действующей нормативно-правовой базы.

Законопроект необходимо принять до конца года, но в согласованной с бизнесом редакции. Это позволит получить существенный экономический эффект за счет экономии на хранении бумажных документов организациями. Кредитные организации и страховые компании хранят больше всего бумажных документов, в среднем тратят на эти цели несколько миллиардов рублей, поэтому наибольший эффект законопроект получит в случае, если под его действие будут попадать все организации финансового рынка.

Предлагается разрешить организациям, в том числе банкам, получившим лицензию, предусмотренную законопроектом, и обеспечивающих выполнение всех необходимых требований по информационной безопасности, осуществлять деятельность по созданию электронных дубликатов собственных документов, конвертацию таких электронных документов, а также оказывать соответствующие услуги организациям, входящим в группу компаний. Предусмотреть возможность передачи кредитными организациями лицензиатам документов, содержащих сведения, составляющие банковскую тайну.

Установить, что вводимые законопроектом требования к хранению юридически значимых, законченных делопроизводством электронных документов, являются обязательными (1) только для электронных дубликатов и конвертированных документов, и (2) только для случаев, когда исходный документ был уничтожен по истечении года, либо только в случае передачи электронного документа из тех систем, где электронный документ первоначально создан и подписан.

Законопроект об электронных архивах изначально был призван снизить издержки бизнеса на хранение архивных бумажных документов и стимулировать переход на безбумажный документооборот. Если эта цель не будет достигнута, архаичные инструменты обмена информацией будут тормозить технологическое обновление базовых секторов экономики и создание безопасной среды оборота достоверной информацией. Как следствие, мы рассчитываем на то, что несмотря на непростой диалог вокруг предлагаемых поправок, ключевые участники приложат все усилия для достижения целей законопроекта.